Реалізація будь-якого проекту починається з поставленого завдання. Якщо замовник і виконавець не є однією і тією ж особою, то від того, наскільки точно і чітко поставлена задача, наскільки однозначна вона зрозуміла виконавцем, залежить кінцевий успіх.
Зробити це можна різними способами від усного викладу до формалізованого і задокументованого бачення кінцевого результату. Для самого простого завдання іноді вистачає і простого опису, складні проекти потребують більш ґрунтовного підходу з обов'язковим складанням технічного завдання.
Технічне завдання (ТЗ) - це документ, який визначає мету проекту, його призначення та структуру, технічні характеристики, терміни виконання, способи оцінки, контролю і т.п., і виключає двозначне тлумачення замовником і виконавцем.
Визначення технічного завдання звучить трохи незрозуміло і, можливо, через це його складання іноді викликає опір або навіть відторгнення з боку замовника.
Йому може здатися, що завдання досить просте. Досить пояснити виконавцю, що потрібно отримати на виході, а далі він все зробить сам. Зрештою, можна зробити деякі уточнення по ходу реалізації проекту.
Такий підхід дуже рідко призводить до успіху. Адже навіть найпростіші речі, на які можна подивитися і помацати, бачаться різним людям по-різному. Що вже тоді говорити про те, що поки існує тільки в уяві автора проекту.
Найчастіше такий шлях тягне за собою численні узгодження і доопрацювання, безбожно провисають терміни, а бюджет зростає, як на дріжджах. На виході замовник може отримати те, що хотів, але це забере багато сил і часу з обох сторін.
Так що переваг реалізації проекту без затвердженого ТЗ для замовника просто не існує. Для виконавця такий варіант теж не обіцяє нічого хорошого. Хіба тільки можливість проявити свою креативність на всю котушку або заробити на доробках.
Але в першому навряд чи буде зацікавлений замовник, а друге завдасть шкоди репутації виконавця.
У разі грамотно складеного ТЗ у виграші виявляються обидві сторони, тому що:
Грамотно складене ТЗ вимагає чимало сил і часу. Саме тому, якщо замовник не має досвіду в складанні технічного завдання, компанія-виконавець надає платну послугу складання ТЗ.
Щоб уточнити всі ключові моменти проекту, виконавець може запропонувати клієнту заповнити так званий бриф. Це список питань, відповіді на які дозволяють однозначно визначити цілі проекту і вимоги до результату робіт.
Гроші і час, витрачений на складання ТЗ повністю окупиться. Замовник остаточно усвідомить, чого він хоче насправді. Можливо, деякі з його побажань відпадуть, зате з'являться пункти, які спочатку він випустив з уваги.
Виконавець, в свою чергу, отримає чіткий план дій і не буде відволікати свого клієнта на постійні уточнення і узгодження. Обговорені контрольні терміни дозволять замовнику «тримати руку на пульсі», планувати свої подальші дії, пов'язані з успішною реалізацією проекту.