Wdrożenie każdego projektu zaczyna się od zadania. Jeśli klient i wykonawca to nie ta sama osoba, ostateczny sukces zależy od tego, jak dokładnie i jasno postawione jest zadanie, jak jednoznacznie jest rozumiane przez wykonawcę.
Można to zrobić na różne sposoby, od prezentacji ustnej do sformalizowanej i udokumentowanej wizji końcowego rezultatu. Do najprostszego zadania czasami wystarczy prosty opis, złożone projekty wymagają dokładniejszego podejścia z obowiązkowym przygotowaniem zadania technicznego.
Warunki odniesienia (TOR) to dokument, który określa cel projektu, jego strukturę, parametry techniczne, terminy, metody oceny, kontroli itp. i wyklucza niejednoznaczną interpretację przez klient i wykonawca.
Definicja zadania technicznego brzmi nieco sprytnie i być może z tego powodu jego opracowanie czasami powoduje opór, a nawet odrzucenie ze strony klienta.
Może się wydawać, że zadanie jest dość proste. Wystarczy wytłumaczyć wykonawcy, co w końcu należy odebrać, a wtedy zrobi wszystko sam. Wreszcie, w miarę postępu projektu można wprowadzić pewne poprawki.
To podejście bardzo rzadko jest skuteczne. W końcu nawet najprostsze rzeczy, na które można patrzeć i dotykać, są postrzegane przez różne osoby na różne sposoby. Cóż więc powiedzieć, że do tej pory istnieje tylko w wyobraźni autora projektu.
Najczęściej ta ścieżka pociąga za sobą liczne aprobaty i usprawnienia, terminy bezwstydnie się zacinają, a budżet rośnie w zawrotnym tempie. W końcu klient może dostać to, czego chciał, ale zajmie to dużo czasu i wysiłku z obu stron.
Więc korzyści z wdrożenia projektu bez zatwierdzonego TOR dla klienta po prostu nie istnieją. Dla wykonawcy ta opcja też nie wróży dobrze. Chyba że tylko możliwość wykazania się kreatywnością lub zarobienia na ulepszeniach.
Ale klient prawdopodobnie nie będzie zainteresowany pierwszym, a drugi zaszkodzi reputacji wykonawcy.
W przypadku dobrze opracowanego zadania technicznego obie strony wygrywają, ponieważ:
Właściwie sporządzony TOR wymaga dużo czasu i wysiłku. Dlatego też, jeśli klient nie ma doświadczenia w sporządzaniu specyfikacji technicznych, firma wykonawcza świadczy odpłatną usługę sporządzania specyfikacji technicznych.
W celu wyjaśnienia wszystkich kluczowych punktów projektu wykonawca może zaprosić klienta do wypełnienia tzw. briefu. Jest to lista pytań, na które odpowiedzi pozwalają jednoznacznie określić cele projektu i wymagania dotyczące wyniku pracy.
Pieniądze i czas poświęcony na przygotowanie zadania technicznego w pełni się zwrócą. Klient w końcu zrozumie, czego tak naprawdę chce. Być może niektóre z jego życzeń znikną, ale pojawią się punkty, które początkowo przeoczył.
Wykonawca z kolei otrzyma jasny plan działania i nie będzie rozpraszał swojego klienta ciągłymi wyjaśnieniami i umowami. Uzgodnione terminy pozwolą klientowi „trzymać rękę na pulsie”, zaplanować dalsze działania związane z pomyślną realizacją projektu.
